La réglementation des frais engagés par un entrepreneur dans le cadre de son activité professionnelle est très encadrée. Afin d’être remboursé par l’entreprise, certaines règles doivent être respectées.
Ainsi, ces frais doivent :
- avoir été engagés dans l’intérêt de l’entreprise,
- disposer d’un justificatif (factures, notes de frais…),
- être remboursés à l’euro près.
Les frais de restauration
Il existe quelques différences entre le remboursement des repas d’affaires et les frais de repas personnels des gérants :
- Les repas d’affaires sont remboursables à 100 %. A noter : au-delà de 6 100 € par an, ils devront être déclarés sur le relevé annuel des frais généraux.
- Les frais de repas personnels des gérants sont plus ou moins remboursables en fonction du régime d’imposition. Pour les sociétés soumises à l’impôt sur les sociétés (SI), type SARL, EURL, les frais pris sur le lieu de travail ou a proximité ne sont pas pris en charge par la société. En revanche, pour les sociétés assujetties à l’impôt sur les revenus, les frais de repas pris sur le lieu de travail sont remboursés si le trajet entreprise-domicile ne permet pas au dirigeant de rentrer déjeuner chez lui.
Les frais de déplacements
Des péages au frais de stationnement en passant par les notes d’hôtels, les billets d’avion ou de train, les indemnités kilométriques, péages, stationnement, notes d’hôtels, billets de train ou d’avion et autres restaurants, tous ces frais en rapport à un déplacement professionnel sont susceptibles d’être pris en charge et remboursés par l’entreprise.
Attention : les trajets domicile-travail, eux, ne sont pas remboursés !
A noter : si le montant annuel dépasse 15 000 €, il doit être reporté sur le relevé des frais généraux, à joindre au dépôt des comptes annuels.
Lorsque le véhicule personnel est utilisé pour des raisons professionnelles, le remboursement peut s’effectuer au réel, selon les kilomètres parcourus. Ces frais kilométriques prennent notamment en compte le carburant, les primes d’assurance, l’entretien courant…
Les cadeaux offerts aux clients et autres partenaires
A partir du moment où les cadeaux (bouteilles de vin, fleurs…) sont offerts à des clients s’ils sont faits dans l’intérêt de l’entreprise, ils sont remboursés en cas d’avance de frais. En revanche, ils ne sont pas ipso facto déductibles du résultat de l’entreprise. A noter : sauf pour les cadeaux n’excédant pas 65 € TTC par bénéficiaire, on ne peut pas récupérer la TVA sur les biens cédés sans contrepartie financière.
Les loyers et les charges locatives
Les loyers de l’entreprise – au régime réel normal – sont déductibles des résultats de l'exercice au cours duquel ils ont couru. En cas d’adhésion au régime simplifié, les loyers peuvent être déduits de l'exercice de leur règlement. Important : les frais d'entretien des locaux loués peuvent être déduits.
A noter : en cas d’un contrat de crédit-bail, les loyers versés sont déductibles. Enfin, lorsque les locaux font partie des actifs de l’entreprise, toutes les charges y afférant sont déductibles.
Les loyers et les charges en cas d'exercice à domicile
Lorsqu’un entrepreneur utilise une pièce de son domicile pour exercer sa profession, il peut demander à l’entreprise le remboursement d’une quote-part de son loyer ainsi que certaines charges (électricité, internet, téléphone…).
Le remboursement des frais engagés avant la création de l'entreprise
Lors de la création d’une entreprise, un entrepreneur engage souvent des frais avant même sa constitution. Or, la plupart de ces dépenses (fournitures, annonce légale…) pourront être remboursées après la création de l’entreprise.
Les frais d'habillement
Hormis pour les vêtements professionnels obligatoires ou nécessaires (robe d’avocat, blouse…), les frais d’habillement liés à la présentation personnelle de l’entrepreneur ne sont ni remboursables ni déductibles du résultat.
La formation de l'entrepreneur
A l’instar des salariés de l’entreprise, et si elle est dispensée par un organisme agréé, la formation d’un dirigeant est totalement prise en charge. Les formations du dirigeant sont remboursables et déductibles des impôts à condition qu’elles soient réalisées par un organisme agréé.
Les sommes versées pour une caution bancaire
Il arrive souvent qu’un dirigeant se porte personnellement caution quand sa société contracte un emprunt bancaire. Il pourra, dans ce cas, en demander le remboursement lorsque la société disposera de la trésorerie suffisante.
Les dépenses d'entretien et de réparation
Que ce soit pour le régime réel, normal ou simplifié, les dépenses liées à l’entretien et à la réparation sont déductibles lorsqu’ils sont destinés à assurer le fonctionnement des éléments actifs (plomberie, peinture, électricité…).
Les grosses réparations, elles, sont déductibles si elles n’allongent pas de façon inconsidérée la durée d’utilisation. Enfin, les frais liés au remplacement de pièces usagers d’une machine sont déductibles la plupart du temps.
Les primes déductibles
Lorsqu’elles sont versées pour garantir les risques concernant les éléments de l’actif (incendie, inondation, responsabilité civile, pertes d'exploitation…), les primes d’assurance sont déductibles.
Les charges de personnel
Les frais de personnel déductibles sont les rémunérations versées aux salariés, les avantages en nature, les remboursements de frais, les charges sociales patronales et les charges fiscales se rapportant aux rémunérations.
Les avantages en nature accordés aux salariés peuvent également être déduits, dès lors qu'ils ne sont pas excessifs et sont en rapport avec les fonctions exercées.
Attention, si votre conjoint est salarié de votre entreprise, son salaire n'est déductible en totalité que si vous êtes marié en régime de séparation de biens, ou adhérent d'un centre de gestion agréé ! A défaut, vous ne pouvez déduire le salaire de votre conjoint que dans la limite annuelle de 13 800 € pour un emploi à plein-temps. Si votre conjoint n'a travaillé dans votre entreprise qu'une partie de l'année, vous devez ajuster cette limite de déduction au prorata du nombre de jours effectivement travaillés par rapport à 360.
Les charges sociales personnelles
Au titre de ses charges personnelles, un entrepreneur peut déduire (sans limitation), ses cotisations obligatoires au régime d'allocations familiales et d'Assurance-maladie et maternité des travailleurs non salariés, ainsi que ses cotisations d'Assurance-vieillesse aux régimes des commerçants ou artisans.
A noter que les cotisations sociales facultatives (primes d'assurance versées dans le cadre d'un contrat de retraite complémentaire et de prévoyance "loi Madelin"…) sont admises, avec un plafond.
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